Cambiar de proveedor de copiadora involucra varios pasos que, si se omiten, pueden resultar en costos inesperados o interrupciones operativas. Esta lista de verificación cubre todo lo que necesitas revisar antes, durante y después del cambio.
Antes del cambio: diagnóstico y preparación
- ☐ Localiza el contrato actual y lee las cláusulas de vencimiento y salida anticipada
- ☐ Anota la fecha de vencimiento y el plazo mínimo de notificación para no renovar
- ☐ Calcula la penalización por salida anticipada (si aplica)
- ☐ Documenta los incumplimientos recientes del proveedor actual (paros, tiempos de respuesta, cargos no acordados)
- ☐ Estima tu volumen mensual de impresión actual
- ☐ Define si necesitas color, qué tamaño de papel usas (carta, oficio, A3/tabloide)
Al evaluar el nuevo proveedor
- ☐ Verifica que el SLA de respuesta esté en el contrato (no solo en la propuesta)
- ☐ Confirma la política de equipo sustituto y que esté disponible en stock
- ☐ Lee qué consumibles y refacciones están incluidos en la renta mensual
- ☐ Pregunta si el equipo soporta oficio mexicano (8.5 × 13.4") sin atascos
- ☐ Solicita referencias de clientes actuales del mismo sector
- ☐ Verifica si pueden absorber la penalización de salida del contrato anterior
Durante la instalación
- ☐ Confirma que la instalación del equipo nuevo se hace antes del retiro del equipo anterior
- ☐ Asegura que un responsable de TI esté disponible para la configuración de red
- ☐ Verifica la impresión desde todos los equipos de trabajo antes de dar por concluida la instalación
- ☐ Solicita el número de contacto directo del técnico asignado
Después del cambio
- ☐ Notifica por escrito al proveedor anterior el retiro del equipo con el plazo acordado
- ☐ Coordina la logística de retiro (fecha, horario, responsable en sitio)
- ☐ Guarda una copia del nuevo contrato en un lugar accesible
- ☐ Registra la fecha de vencimiento del nuevo contrato y el plazo de notificación en el calendario del área
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