Una notaría necesita un multifuncional configurado para tamaño oficio mexicano (8.5 × 13.4 pulgadas), con impresión protegida por PIN para que los expedientes confidenciales no queden expuestos en la bandeja, y con alimentador de documentos capaz de escanear expedientes completos con OCR para hacerlos buscables. Sin esos tres puntos, el equipo no sirve para el trabajo notarial, por barato que sea.
Por qué el oficio mexicano descarta a la mayoría de los equipos
El oficio mexicano (8.5 × 13.4 pulgadas) no es el legal americano (8.5 × 14). Muchos equipos genéricos no traen esa configuración de fábrica y cortan o escalan los documentos, algo inaceptable en testimonios y escrituras. Nosotros entregamos el equipo con las bandejas y los controladores ya configurados para oficio mexicano desde la instalación.
Confidencialidad: impresión con PIN y borrado de disco
En una notaría circulan poderes, testamentos y compraventas. El equipo correcto retiene el trabajo de impresión hasta que el usuario teclea su PIN en el panel (Secure Print), lleva control de usuarios para saber quién imprimió qué, y borra de forma segura los datos del disco duro interno, donde una copiadora normal guarda imagen de todo lo que procesa.
Digitalización de expedientes: volumen y OCR
Un expediente notarial puede tener cientos de fojas. El alimentador automático debe procesarlas a doble cara en una sola pasada, y el OCR convierte el escaneo en PDF buscable por texto, lo que ahorra horas al localizar un instrumento. El escaneo directo a carpeta de red o correo evita pasos intermedios con memorias USB.
Si el equipo falla durante una firma urgente, el compromiso es respuesta técnica en sitio en menos de 8 horas hábiles, y equipo de sustitución si la reparación no se resuelve ahí mismo.
¿Rentar o comprar para una notaría?
La renta conviene porque el mantenimiento, el tóner y las refacciones quedan incluidos en una mensualidad 100% deducible con CFDI, y porque el soporte prioritario para el sector legal está garantizado por contrato. Una notaría no debería depender de encontrar técnico disponible el día que el equipo se detiene a media protocolización.
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